不動産登記の申請に関して、添付書類として「住民票の写し」や「印鑑証明書」を添付することが多いです。それらについて添付できないケースがあります。

それは、、、外国在住の方のケースです。

①住民票の写し

特に所有権の登記の場合は名義を取得する方の「住民票の写し」を添付して登記申請するのが通常の流れです。しかし、外国在住の方は住民票を持ちません。それでは何をもって住民票の写しの代替書類とするのでしょうか。

それは、「在留証明書」です。

取得方法としては、在外公館（大使館や領事館）で発行することとなります。

記載内容としては、

  • 氏名
  • 生年月日
  • 本籍地
  • 住所

等が記載され、最後に在外公館の印が押されます。

なお、住所は日本語表記と外国語表記が併記されるのが通常です。

外国在住の方が名義を取得される場合や住所変更登記を行う場合は、その方に直接最寄りの在外公館に行ってもらうよう、お願いすると良いでしょう。

②印鑑証明書

売買や贈与で所有権を「譲り渡す側」の方や、相続の「遺産分割当事者」の方は、印鑑証明書を添付するのが基本です。こちらも当然ながら外国在住の方には発行されず、加えて、日本のような印鑑の文化が無い国がほとんどです。
こちらの代替書類が、

「署名証明書」となります。

外国では印鑑ではなく「サイン」の文化が根付いています。
この「サイン」をした者が、その人であることを証明するのがこの書類です。

記載内容は、

  • 氏名
  • 生年月日

等であり、住所が記載されるとは限りません。（当職のケースでは記載されませんでした。）
したがって、上記の「在留証明書」と併せて使用されることをおすすめします。

また、この証明書は「単独型」と「貼付型」の二種類があります。
「単独型」は、日本の印鑑証明書のように、単にそのサインをした者を証明する形式です。
「貼付型」は、別紙を作成し、その別紙にサインをし、その者を証明する形式です。
例えば、委任状を作成し、その者（委任者）がサインをした書面に在外公館の証明印がされる、そのような取り扱いとなります。
単独型との違いは、単独型であればその「署名証明書」と別紙の「委任状」は別の紙であり、サインが本人のものであるか2枚の紙を審査されることとなります。印鑑証明書とは異なり、サインはその形が完全に一致するものではないため、登記申請が通るかどうかで若干の不安が残ります。
一方、「貼付型」であれば、その証明と「委任状」が完全に同一の書面であるため、審査に不安がありません。
このような違いから、可能であれば「貼付型」の手段をとるのが無難です。
しかしながら、「貼付型」は事前に書類（委任状等）の内容を間違いなく確定させる必要があるので、書類の内容が未確定であれば「単独型」の方が有利に働きます。
このように、二種類のタイプを状況に合わせて選択するのが望ましいと言えます。

③在外公館へのお問い合わせ

まずはネットで最寄りの在外公館を調べた上で、ホームページを見ましょう。

質問事項等はメールであれば電話料金のような心配はありませんが、直接聞きたいのであれば国際電話になります。

国際電話は通話料金のレートが異なるので、一度こちらも確認しましょう。
長時間の通話を避けるため、あらかじめ質問事項をまとめておくといいです。

実際に通話するときは、「国番号」に注意しましょう。
例えば、アメリカ本土であれば「1」、中国であれば「86」とそれぞれ決まっています。
「+」「国番号」「電話番号（冒頭が0であれば「0」を除く）」の順番で入力します。

④その他の書類について～おわりに

登記原因証明情報や権利者側の委任状では実印を必要としないので、そのまま「認印」を使う形でも良いです。在留証明や署名証明が必要な場面以外ではできるだけ楽をしましょう。

また、一時的に海外に滞在していても日本に住所を置いたままの方は当然ながら住民票の写しや印鑑証明書を取得できるので、この点も注意しましょう。

このように当事者が海外在住であるだけで添付書類が煩雑になるので、登記申請される方は事前に準備をしましょう。
急に登記申請するようなケースでは対応が難しくなると思われます。